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制度建设
厅公路局档案管理工作制度
发布日期:2008-08-18    作者:匿名    单位:局办公室

1、河北省交通厅公路管理局档案管理岗位责任制
2、查、借阅文书档案制度
3、查、借阅会计档案制度
4、档案库房管理制度
5、档案保密制度
6、档案保管制度
7、档案统计制度
8、档案鉴定销毁制度

 河北省交通厅公路管理局档案管理岗位责任制

为使我局档案管理实现标准化、规范化、制度化,有效发挥档案的作用,对档案实行全员管理,将管理职责落实到有关岗位,特制定本责任制。
一、分管档案工作的局领导职责
由局领导班子中分管办公室的领导负责局档案管理工作,并担任局档案管理工作领导小组组长。职责如下:
1、认真组织本单位贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《交通档案管理办法》,以及上级有关档案工作的各项方针政策。
2、加强对档案工作的领导,将档案工作纳入局领导议事日程,纳入工作规划、计划,纳入各有关人员的职责范围和考核目标,督促各科室及有关人员履行职责。
3、关心、支持本单位档案管理工作及档案管理室的建设和发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中遇到的问题和困难,使单位档案工作与各项工作协调发展。
二、主管档案工作的办公室主任职责
局办公室主任负责档案管理室的管理工作,并担任局档案管理工作领导小组副组长。职责如下:
1、负责组织本单位落实《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《交通档案管理办法》和上级关于档案工作的方针、政策。
2、加强对本单位档案工作的领导,负责组织、协调将档案工作列入工作规划、计划,并组织落实。
3、协调各科室做好平时、年终文件的整理,将文件材料的形成、积累和归档工作纳入科室及兼职档案人员的职责和考核,强化档案管理的超前控制。
4、定期检查档案管理室工作,及时向主管领导汇报情况,解决疑难问题,保证本单位档案工作的顺利开展。
5、负责审批本单位重要档案的查、借阅手续。
三、各科室负责人对档案工作的职责
局各科室科长(主任)负责本科室档案的管理工作,并担任局档案管理工作领导小组成员。职责如下:
1、将本科室文件材料的形成(或办理的)、积累、整理、归档工作纳入日常工作议事日程,经常过问、检查本科室档案资料的日常管理情况。
2、同局档案管理室密切联系,共同做好档案资料的监控工作,保证归档质量。
3、做好本科室兼职档案员的工作,帮助他们解决工作中的实际问题。
四、专职档案员职责
档案管理室隶属于局办公室直接管理。档案管理室日常配备专职档案员1人,兼职档案员1人。专职档案员职责如下:
一是认真学习落实《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《交通档案管理办法》,积极贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策。
二是按照有关规定起草局机关档案工作规划、计划,档案业务规范及管理制度。
三是负责对局机关文书部门、业务部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作,进行业务指导和监督检查。
四是集中统一管理局机关各种门类和载体的档案。对本单位的各门类档案负责接收、整理、分类、编目、鉴定、统计、保管等工作,使档案管理进一步实现制度化、标准化、规范化、现代化管理。
五是努力熟悉室藏档案内容,编制必需的档案检索工具,积极搞好档案的利用工作。
六是根据工作需要制定开发档案信息的计划、规划,为主或配合有关科室编辑档案史料,为本单位工作及全系统和全社会服务。
七是树立保密意识和安全观念,按规定对档案管理进行“八防”检查,发现隐患,及时向领导报告,及时处理,确保档案的绝对安全。
八是积极、主动接受上级或同级档案管理部门的监督、指导和检查,不断改进工作。
九是按规定向上级机关移交档案。
十是完成领导交办的其他工作。
五、兼职档案员职责
各科室明确1人为兼职档案员,负责本科室档案管理工作。兼职档案员职责如下:
1、熟悉掌握本科室的文件材料归档范围,负责本科室各门类文件材料(文书、科技、财会、声像材料等)的形成、积累、整理工作,尽职尽责,确保归档文件材料的齐全、完整。
2、主动接受局档案管理室的业务指导,搞好档案材料的平时管理、利用工作。
3、在次年第一季度,将上年度的文件材料按规定要求进行系统整理,保证整理质量,并编制移交归档文件目录一式两份,连同档案一并移交局档案管理室。

 

河北省交通厅公路管理局查、借阅文书档案制度

    一、凡本机关人员查阅档案室一般文书档案,需经档案室管理员同意;查阅单位党、政核心档案必须经局长、主管局长和办公室主任批准。
二、外单位人员查阅本局档案,必须持该单位介绍信,经分管局长、办公室主任批准,方可查阅,但不得借阅。
三、档案管理员要严格档案查、借阅手续,认真填写“档案文件查、借阅登记薄”,必要时要对档案利用效果进行追踪记录。
    四、利用档案一般只能在阅览室查阅。如本单位人员确因需要借阅档案资料,必须经办公室主管主任批准,并办理借阅手续,期限最多不超过2天。如需继续使用,必须及时办理续借手续。
五、凡查、借阅档案资料者,必须遵守保密制度,爱护档案资料,不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改、圈点、划道等。未经批准不得拆卷,保证档案完整无损,如有损坏和失密,予以追究和处理。
六、查阅档案如需摘抄、复印,须经局领导或办公室主管主任批准,档案管理员对摘抄文件核对无误后,加盖公章,方可生效。

 


河北省交通厅公路管理局查、借阅会计档案制度

一、会计档案利用的直接对象是局领导和财务、审计、纪检及行政监察部门的有关人员,凡查阅者均需经局领导批准;非上述人员查阅会计档案时,必须通过局领导和办公室、财务管理科领导批准,由财务人员陪同,档案人员负责监阅。
二、档案管理员要严格会计档案查、借阅手续,认真填写“档案文件查、借阅登记薄”,必要时要对档案利用效果进行追踪记录。
三、会计档案一般不对外,若上级部门或外单位有关人员因特殊原因需查阅会计档案,必须持该单位介绍信,经局领导、办公室主任批准,由局财务管理科人员陪同,方可查阅。
四、复制会计档案,必须经局领导和财务管理科领导批准,否则不予复制。
五、会计档案一般不外借,只许在阅览室查阅。如确因工作需要,必须经局领导和财务管理科、办公室领导批准后,提供加盖公章的复制件。
六、查阅会计档案不准拆卷,不准损毁、勾抹、涂改,不准扩散档案内容,否则追究查阅者责任。
 

 

河北省交通厅公路管理局档案库房管理制度

  为确保档案安全、最大限度地延长档案“寿命”,充分发挥档案信息的作用,按照国家有关规定,特制订本制度。
    一、档案库房为机要重地,除档案室工作人员外,其他人员不得随便进入。因公需进入者,必须由档案室工作人员陪同。
    二、档案库房钥匙由档案室工作人员妥善保管,做到随手锁门。档案室工作人员对库房和库存档案的安全负责。
    三、档案分类存放,档案架排列规范,统一编号,成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降温。柜内档案要从左到右,自上而下,排放有序。
    四、档案库房内严禁烟火,严禁存放易燃易爆危险物品和酸腐性化学制剂,不得存放与档案无关的杂物。
    五、坚持每天打扫库房,保持库内清洁、卫生。
    六、坚持“以防为主,防治结合”方针,档案库房配置灭火器,安装防盗门、窗、窗帘,定期投放防鼠、虫药物,做到“八防”:即防火、防水、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防磁。
    七、档案库房与档案办公室、阅览室分设。
八、档案库房内安设温、湿度记录仪表。按有关规定,加强对库内温、湿度的监控和调节。温度控制在14-24°C,相对湿度控制在45-60%。坚持测记库内温湿度,并经常对其变化情况进行综合分析,随时采取调节措施。
    九、每天下班前,档案室工作人员对档案库房的门、窗、电源等进行检查,切断电源,关窗锁门,防患于未然。
    十、每半年对库存档案进行一次安全检查,并认真填写档案安全检查记录表,如有问题,立即报告领导,采取有效措施,及时处理。

 

河北省交通厅公路管理局档案保密制度

    一、档案室工作人员要严格遵守保密原则,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密内容。
    二、严格执行查、借阅制度,对保密或特别重要的档案由档案室工作人员监视阅览,不准利用者查阅与其无关的文件。
    三、查阅档案人员应在指定的阅档室阅档。
    四、查、借阅档案人员未经许可不准复印、摘抄档案内容。
    五、非档案室工作人员未经许可不得随便进入档案库房。
    六、档案室工作人员不得将档案内容及有关情况随意扩散,严防泄密,否则追究责任,严肃处理。
    七、档案室工作人员应随时检查档案库房安全及保密设施情况,发现问题,立即报告。
    八、每逢节假日进行一次安全、保密检查,及时排除隐患。

 

 

河北省交通厅公路管理局档案保管制度

    一、局机关档案管理室负责集中统一管理本机关文书、财会、基建、声像、实物等有保存利用价值的全部档案及资料。
    二、档案实行专库、专柜存放,专人管理,档案库房“八防”设施齐全,确保档案安全、保密。
    三、档案室工作人员对收进、移出、外借、归还的档案资料,应认真进行清点、核对、登记、注销、入库,不准乱堆乱放,如发现缺件、少页、涂改、损坏等现象,要及时查处。
    四、档案室工作人员对室藏档案要经常进行检查,对逾期未还的档案及时催还,发现问题,及时汇报。
    五、档案室工作人员或查、借阅人员取放档案时应轻拿轻放,防止搓揉、挤塞、撕裂、污染档案现象发生。
    六、档案室工作人员对已破损或字迹退化的档案要及时修补、复制,最大限度地延长档案寿命。
    七、遇有工作变动时,档案室工作人员必须在离职前将所管档案进行清点,账物相符,并办理交接手续。
八、做好档案库房通风、除尘、去湿(增湿)、调温等工作,搞好清理卫生,使库房内各项技术管理指标满足国家规定要求。

 

河北省交通厅公路管理局档案统计制度

    一、档案统计数据以原始记录为依据,必须做到准确、真实、可靠。
    二、档案室工作人员应及时做好对各门类档案材料的收进、移出、借阅、利用等情况的登记、统计工作。
    三、档案室工作人员每年年终对库存档案数量进行一次统计,每季按目录核对库存档案,并记录备考。
    四、搞好档案统计分析,找出存在问题,提出改进措施和建议,及时向主管领导汇报。
    五、每年按有关规定和要求,及时填报各门类档案情况统计表。

 

 

 

 


河北省交通厅公路管理局档案鉴定销毁制度

    一、档案管理室应依据档案保管期限,对到期档案及时向主管领导提出处理建议。
    二、成立档案鉴定小组,对到期应销毁的档案,认真组织鉴定,提出销毁意见,销毁会计档案必须由财务管理科人员参加鉴定。
    三、档案管理室对需要销毁的档案应填写销毁清册,逐件登记,一式三份。
    四、档案管理室对应销毁的档案报请主管局长审核,批准后方可销毁。
    五、档案管理室销毁档案必须送造纸厂销毁或焚烧,严禁做废品出卖。必须由单位派专人监销,销毁会计档案时必须有财务管理科人员参与,同时还应报请同级审计部门派员参加监销。监销人应在销毁清册上签字。

 



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